ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X, ebInterface: die E-Rechnungsformate im Überblick

Wer sich erstmals mit E-Rechnung befasst, trifft schnell auf eine Reihe von Bezeichnungen: XRechnung, ZUGFeRD, Factur-X, ebInterface, Peppol BIS. Die Vielfalt wirkt unübersichtlich, ordnet sich aber, sobald das gemeinsame Fundament klar ist.

Das Fundament: EN 16931

Nahezu alle relevanten Formate bauen auf derselben europäischen Norm auf, der EN 16931. Diese Norm ist kein Dateiformat, sondern ein semantisches Datenmodell. Sie definiert, welche Informationen eine Rechnung enthalten muss und wie diese Felder (die sogenannten BT- und BG-Elemente) benannt und zueinander in Beziehung gesetzt sind, ergänzt um Geschäftsregeln (BR-Regeln) etwa zur Summenbildung.

Die einzelnen Formate sind unterschiedliche technische Ausprägungen genau dieses Modells. Darin liegt auch der Grund, warum sich Rechnungen zwischen den Formaten umwandeln lassen: Unter der jeweiligen Syntax steht dasselbe Datenmodell.

Zwei Bauarten: rein strukturell und hybrid

Der wesentliche Unterschied verläuft zwischen zwei Bauarten.

Rein strukturelle Formate bestehen ausschließlich aus XML, also aus reinen Daten ohne festgelegte visuelle Darstellung. Für die maschinelle Verarbeitung ist das ideal, für das menschliche Auge ohne Hilfsmittel jedoch kaum lesbar. XRechnung ist das bekannteste Beispiel.

Hybride Formate kombinieren beide Welten in einer einzigen Datei. ZUGFeRD und das weitgehend baugleiche französische Factur-X betten die strukturierten XML-Daten in ein PDF/A-3-Dokument ein. Sichtbar ist eine normale, lesbare PDF-Rechnung, während dieselben Daten maschinenlesbar im Hintergrund mitgeführt werden. Das macht hybride Formate praktisch, weil sie für beide Seiten funktionieren, für die manuelle Sichtung wie für die automatische Verarbeitung.

Die Formate im Einzelnen

XRechnung ist der Kernstandard für Rechnungen an deutsche Behörden, dort seit November 2020 verbindlich. Es handelt sich um ein reines XML-Format, das auf zwei Syntaxen aufsetzen kann (UBL oder CII).

ZUGFeRD und Factur-X sind die hybriden Formate aus PDF und eingebettetem XML. EN-16931-konform sind die Profile ab ZUGFeRD-Version 2.0.1, insbesondere die Profile EN 16931 (Comfort), Extended und XRechnung. Ältere oder reduzierte Profile (etwa MINIMUM oder BASIC WL) erfüllen die Norm nicht vollständig. Im deutsch-französischen Raum sind diese Formate im B2B-Bereich weit verbreitet.

ebInterface ist der österreichische XML-Standard, entwickelt und gepflegt von AUSTRIAPRO. Seit Version 5.0 baut das Format auf dem Datenmodell der EN 16931 auf, die aktuelle Version 6.1 ist EN-16931-konform. Für Rechnungen an den österreichischen Bund ist ebInterface (neben Peppol BIS) das maßgebliche Format.

Peppol BIS 3.0 ist genau genommen kein eigenständiges nationales Format, sondern eine auf EN 16931 basierende Spezifikation, die primär dem standardisierten Austausch über das europaweite Peppol-Netzwerk dient.

Warum ein Werkzeug hilft

Weil diese Formate nebeneinander bestehen und je nach Empfänger ein anderes gefragt ist, ist ein Werkzeug nützlich, das sie erkennt, prüft und ineinander überführt. Genau für diesen Zweck wurde milchrechnung.at entwickelt: Eine Datei wird hineingezogen, das Tool erkennt das Format, validiert es gegen die offiziellen Regelwerke, zeigt den Inhalt lesbar an und konvertiert bei Bedarf in ein anderes Format. Die einzelnen Fachbegriffe sind zusätzlich im Glossar erläutert.