E-Rechnungspflicht in Deutschland und Österreich: Was wann gilt

Die Frage „Betrifft mich die E-Rechnungspflicht schon?” lässt sich nicht pauschal beantworten. Sie hängt davon ab, in welchem Land ein Unternehmen ansässig ist und an wen es fakturiert. Deutschland und Österreich verfolgen unterschiedliche Ansätze.

Deutschland: Pflicht in drei Stufen

In Deutschland ist die E-Rechnung im inländischen B2B-Bereich gesetzlich verankert. Grundlage ist das Wachstumschancengesetz vom 27. März 2024 (BGBl. I 2024 Nr. 108), das die Definition der E-Rechnung in § 14 Abs. 1 UStG eingeführt und die stufenweise Übergangsregelung in § 27 Abs. 38 UStG verankert hat.

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Definition: Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und der europäischen Norm EN 16931 (über die Richtlinie 2014/55/EU) entspricht. Praktisch bedeutet das eine Empfangspflicht: Da die Übergangsregelungen des § 27 Abs. 38 UStG nur die Ausstellung betreffen, kann ein inländischer unternehmerischer Empfänger eine korrekte E-Rechnung seit dem 1. Januar 2025 nicht mehr mit der Begründung zurückweisen, er habe der elektronischen Übermittlung nicht zugestimmt (das Zustimmungserfordernis des § 14 Abs. 1 UStG entfällt bei bestehender Pflicht). Jedes inländische Unternehmen muss daher empfangsfähig sein, auch Kleinunternehmer.

Für die Ausstellung gelten gestaffelte Übergangsfristen nach § 27 Abs. 38 UStG:

Bis zum 31. Dezember 2026 dürfen für B2B-Umsätze weiterhin sonstige Rechnungen (Papier oder ein nicht EN-16931-konformes elektronisches Format wie PDF) ausgestellt werden, sofern der Empfänger zustimmt.

Bis zum 31. Dezember 2027 gilt diese Möglichkeit verlängert für Unternehmen, deren Gesamtumsatz im Vorjahr (2026) 800.000 Euro nicht überstiegen hat.

Ab dem 1. Januar 2028 ist die E-Rechnung für alle inländischen B2B-Umsätze verpflichtend.

Als E-Rechnung gelten insbesondere XRechnung sowie ZUGFeRD ab Version 2.0.1 in den EN-16931-konformen Profilen. Ein reines PDF per E-Mail erfüllt die Anforderung nicht.

Ausnahmen

Von der Ausstellungspflicht ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto (§ 33 UStDV), Fahrausweise (§ 34 UStDV), bestimmte Leistungen von Kleinunternehmern im Sinne des § 19 UStG (§ 34a UStDV) sowie Rechnungen an private Endverbraucher (B2C). In diesen Fällen bleibt eine sonstige Rechnung zulässig.

Österreich: Pflicht nur gegenüber dem Bund

In Österreich besteht keine allgemeine B2B-E-Rechnungspflicht, und ein Einführungsdatum ist nicht festgelegt. Verpflichtend ist die E-Rechnung ausschließlich im Verkehr mit dem Bund, und das bereits seit 1. Januar 2014. Rechtsgrundlage sind § 5 des IKT-Konsolidierungsgesetzes (IKTKonG) sowie die E-Rechnungsverordnung des BMF.

Die Einreichung erfolgt elektronisch über das Unternehmensserviceportal (USP) beziehungsweise e-rechnung.gv.at oder über die Peppol-Infrastruktur. Dabei gilt eine wesentliche Einschränkung: Der Bund akzeptiert ausschließlich strukturierte Formate, nämlich ebInterface und Peppol BIS (UBL). Die in Deutschland verbreiteten Formate XRechnung und ZUGFeRD werden nicht angenommen. Unternehmen, die für beide Märkte fakturieren, müssen daher mehrere Formate unterstützen.

Im rein innerösterreichischen B2B-Verkehr bleibt die PDF- oder Papierrechnung vorerst zulässig.

Der EU-Ausblick: ViDA ab 2030

Über den nationalen Regelungen steht die EU-Initiative ViDA (VAT in the Digital Age), verabschiedet als Richtlinie (EU) 2025/516 im März 2025. Sie bringt ab dem 1. Juli 2030 eine Pflicht zur strukturierten E-Rechnung für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze, also für Rechnungen zwischen Unternehmen aus verschiedenen Mitgliedstaaten. Rein nationale Umsätze bleiben der Regelung der Mitgliedstaaten überlassen. Eine nationale B2B-Pflicht, wie sie Deutschland eingeführt hat, kann in Österreich daher künftig hinzukommen.

Was das in der Praxis bedeutet

Unternehmen in Deutschland müssen seit 2025 empfangsfähig sein und sollten die Ausstellung vorbereiten, je nach Vorjahresumsatz bis 2027 oder 2028. Unternehmen in Österreich, die an den Bund oder an deutsche Geschäftspartner fakturieren, benötigen strukturierte Formate bereits jetzt. Unabhängig vom Standort vermeidet eine frühzeitige Umstellung Zeitdruck nahe der Fristen.

Wie eine E-Rechnung konkret aufgebaut ist, lässt sich auf milchrechnung.at nachvollziehen: Eine Datei wird hochgeladen, das Tool zeigt den Inhalt lesbar an, prüft die Konformität gegen die offiziellen Regelwerke und konvertiert bei Bedarf zwischen den Formaten. Die rechtlichen Fundstellen sind auf der Quellen-Seite zusammengefasst.

Dieser Beitrag dient der allgemeinen Information und stellt keine Rechts- oder Steuerberatung dar.