XRechnung 4.0: Eine Rechnung für mehrere Bestellungen — was sich ändern soll

Am Montag bestellt ein Kunde Schreibtischlampen, am Donnerstag Monitorarme. Du lieferst beides zusammen und möchtest eine Rechnung schreiben. Die Beträge stimmen, beide Bestellnummern stehen darauf. Trotzdem könnte die Buchhaltung des Kunden zurückfragen: Welche Position gehört zu welcher Bestellung?

An diesem fiktiven Beispiel lässt sich eine der geplanten Neuerungen von XRechnung 4.0 erklären. Die Vorversion sieht vor, mehrere Bestellungen und Lieferungen in einer Rechnung zu referenzieren. Für Betriebe, die regelmäßig mehrere Aufträge desselben Kunden abrechnen, ist das eine interessante Entwicklung. Ankündigung der KoSIT vom September 2026

Musst du jetzt etwas umstellen?

Noch nicht auf Version 4.0. Stand 4. Oktober 2026 liegt eine Vorversion vor, die ausdrücklich nicht für den produktiven Einsatz gedacht ist. Das fertige Veröffentlichungspaket wird voraussichtlich im Frühjahr 2027 erwartet. Stand der Entwicklung

XRechnung 3.0 bleibt laut KoSIT mindestens bis zum 31. Juli 2027 in Kraft. Aus der Ankündigung folgt daher kein sofortiger Wechsel für deine Rechnungsstellung. Offizielle Versionsübersicht

Die Vorversion lohnt sich trotzdem als Ausblick: Sie zeigt, welche Abläufe künftig genauer abgebildet werden sollen. Ob dein Rechnungsprogramm und der jeweilige Empfänger diese Möglichkeiten unterstützen werden, ist damit noch nicht entschieden.

Warum zwei Nummern auf der Rechnung allein nicht genügen

Zurück zur Büromöbelbestellung. Im Beispiel sieht die Zuordnung so aus:

Auf der Rechnung	Gehört zur Bestellung
20 Schreibtischlampen	PO-410
10 Monitorarme	PO-587

Für die Buchhaltung ist diese Verbindung wichtig. Sie kann damit prüfen, ob die abgerechneten Waren bestellt wurden und welche Bestellung durch die Rechnung erledigt wird.

Stehen beide Nummern nur gemeinsam im Bemerkungsfeld, muss möglicherweise jemand die Zuordnung nachlesen oder nachfragen. Eine E-Rechnung soll solche Angaben so übermitteln, dass die empfangende Software damit arbeiten kann. Lesbar auf der Rechnung und automatisch zuordenbar sind deshalb zwei unterschiedliche Eigenschaften.

Dabei kommt es auf die vereinbarte Rechnungsform an. Beispielsweise sieht die Peppol-BIS-Billing-3.0-Fassung vom Mai 2026 auf Ebene der gesamten Rechnung höchstens eine Bestellreferenz vor. Das ist eine konkrete Begrenzung dieser Spezifikation, keine allgemeine Aussage darüber, dass Sammelrechnungen unmöglich wären. Peppol-Spezifikation zur Bestellreferenz

Die geplante Erweiterung von XRechnung ist deshalb mehr als zusätzlicher Platz für Text: Sie soll mehrere Bestellbezüge ausdrücklich im Rechnungsstandard abbilden.

Eine neue Möglichkeit ist noch keine Zusage des Kunden

Angenommen, dein Programm kann künftig beide Bestellungen korrekt in einer XRechnung 4.0 hinterlegen. Der Kunde könnte für seine Rechnungsverarbeitung trotzdem getrennte Rechnungen verlangen. Der Standard beschreibt, welche Informationen eine Datei enthalten kann. Wie der Kunde Bestellungen prüft und Rechnungen freigibt, musst du weiterhin mit ihm abstimmen.

Eine nützliche Frage an die Einkaufsabteilung wäre daher: „Können wir diese beiden Bestellungen gemeinsam abrechnen, und wie sollen die einzelnen Rechnungspositionen zugeordnet sein?“ Das klärt mehr als die allgemeine Frage, ob der Kunde E-Rechnungen akzeptiert.

Auch beim Wechsel des Rechnungsformats ist Aufmerksamkeit nötig. Wenn das neue Format oder das verwendete Programm nur eine Bestellreferenz übernehmen kann, muss geklärt werden, was mit der zweiten geschieht. Sie als Bemerkung mitzusenden kann für einen Menschen hilfreich sein. Ob die Buchhaltungssoftware sie dann noch automatisch erkennt, ist eine andere Frage.

Eine scheinbar einfache Lösung wäre, aus der Sammelrechnung zwei Rechnungen zu machen. Dabei entstehen aber neue Fragen: Wie wird ein gemeinsam vereinbarter Rabatt verteilt? Zu welcher Rechnung gehört eine Anzahlung? Welche Rechnungsnummern werden verwendet? Solche Entscheidungen gehören in die Rechnungsstellung und sollten nicht nebenbei beim Umwandeln einer Datei fallen.

Was du deinen Softwareanbieter fragen kannst

Wenn Sammelrechnungen zu deinem Alltag gehören, lässt sich das Thema schon vor einem Umstieg konkret ansprechen. Am hilfreichsten ist ein Beispiel mit zwei Bestellungen und klar zugeordneten Positionen. Daran kann der Anbieter erklären:

• Kann das Programm jede Rechnungsposition ihrer Bestellung zuordnen?
• Bleibt diese Zuordnung in der versendeten E-Rechnung erhalten?
• Gibt es eine verständliche Warnung, wenn das vom Kunden verlangte Format dafür nicht ausreicht?

Diese Fragen sind auch dann sinnvoll, wenn du vorerst bei deinem bisherigen Verfahren bleibst. Eine Rückfrage vor der ersten Sammelrechnung ist leichter zu klären als eine fehlende Zuordnung, nachdem die Ware geliefert und die Rechnung verschickt wurde.

Für den Moment bleibt der praktische Schritt überschaubar: Nutze die heute akzeptierte Rechnungsfassung und kläre mit Kunden, bei denen du mehrere Bestellungen zusammenfassen möchtest, die gewünschte Abrechnung. XRechnung 4.0 schafft dafür eine neue technische Perspektive; die konkrete Vereinbarung mit dem Empfänger bleibt entscheidend.