ZUGFeRD, XRechnung, Factur-X, ebInterface: die E-Rechnungsformate im Überblick
Für E-Rechnungen existiert eine ganze Reihe von Formaten. Was sie unterscheidet, was sie verbindet und wann welches zum Einsatz kommt — ein strukturierter Überblick.
E-Rechnung – Überblick
Was eine E-Rechnung technisch und rechtlich ist, welche Pflichten für Unternehmen in Deutschland und Österreich gelten und welche Formate eine Rolle spielen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine elektronische Rechnung im Sinne der EU ist kein PDF — auch kein PDF per E-Mail. Entscheidend ist die maschinelle Verarbeitbarkeit: Die Rechnung muss in einem strukturierten Format ausgestellt, übermittelt und empfangen werden können, das eine automatische Verarbeitung ermöglicht (Richtlinie 2014/55/EU). Technisch bedeutet das: XML nach dem semantischen Datenmodell EN 16931. Die Unterscheidung zwischen unstrukturierten, hybriden und rein strukturierten Rechnungen ist für die Praxis zentral.
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Unstrukturiert
Papier, Bilddateien, reines PDF — auch wenn per E-Mail versendet. Nur für Menschen lesbar, nicht maschinell verarbeitbar. Erfüllt die EU-Definition nicht.
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Hybridformat
PDF mit eingebettetem XML (Factur-X / ZUGFeRD): menschenlesbar und maschinenlesbar in einer Datei. Gilt als E-Rechnung, sofern das XML die maßgebliche Datenbasis ist und EN 16931 erfüllt (ab Profil COMFORT).
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Strukturiert (reines XML)
XRechnung, PEPPOL BIS 3.0, ebInterface: kein visuelles PDF, reines maschinenlesbares XML. Erfüllt immer die EU-Definition, sofern das Format EN-16931-konform ist.
Strukturiert bedeutet: Ein ERP oder Buchungssystem kann die Rechnung direkt einlesen, prüfen und verarbeiten — ohne manuelles Abtippen. Genau das macht E-Rechnungen für automatisierte Prozesse unverzichtbar.
Begriffe im Detail: Glossar →Rechtlicher und normativer Rahmen
Die EU-Richtlinie 2014/55/EU verpflichtete öffentliche Auftraggeber zur Annahme strukturierter E-Rechnungen und beauftragte CEN mit der Erarbeitung einer europäischen Norm. Das Ergebnis ist EN 16931 — das semantische Datenmodell, das alle konformen Formate gemeinsam haben. Eine CIUS (Core Invoice Usage Specification) wie XRechnung oder PEPPOL BIS 3.0 schränkt dieses Modell für einen nationalen Anwendungsfall ein, ohne es zu erweitern.
EN 16931 definiert, welche Informationen eine Rechnung tragen muss (BT-Felder wie Rechnungsnummer, Datum, IBAN) und wie Summen berechnet werden (BR-Regeln). Die Norm wird aktuell für ViDA angepasst; die Neufassung EN 16931-1:2026 ist seit März 2026 veröffentlicht.
Das EU-Paket ViDA (VAT in the Digital Age, Richtlinie (EU) 2025/516, in Kraft seit 14.4.2025) verpflichtet EU-Unternehmen ab 2030 zur strukturierten E-Rechnung bei grenzüberschreitenden B2B-Umsätzen und führt gleichzeitig Digitale Meldevorschriften (Digital Reporting Requirements, DRR) ein: Transaktionsdaten sind zeitnah an die nationalen Steuerbehörden zu übermitteln. Inländische Mandate wie das deutsche B2B-Mandat gehen darüber hinaus und durften seit April 2025 ohne EU-Sondergenehmigung eingeführt werden.
E-Rechnungspflicht in Deutschland
Das Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108, 27.3.2024) hat §14 UStG neu gefasst: E-Rechnung ist seither nur noch ein strukturiertes Dokument nach EN 16931. Papier und PDF sind „sonstige Rechnungen“. Für inländische B2B-Transaktionen gilt folgende Pflicht-Staffel:
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1.1.2025 – Empfangspflicht
Alle inländischen Unternehmen müssen EN-16931-konforme E-Rechnungen empfangen können. Geeignete Formate: Factur-X/ZUGFeRD ab COMFORT-Profil, XRechnung, PEPPOL BIS 3.0. Die Übermittlung ist dezentral — E-Mail, PEPPOL-Netzwerk, EDI oder ERP-Direktanbindung sind zulässig.
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1.1.2027 – Ausstellungspflicht (Umsatz > 800.000 €)
Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen E-Rechnungen ausstellen. Bis dahin und bis Ende 2026 sind sonstige Rechnungen (Papier/PDF) mit Zustimmung des Empfängers noch zulässig (§27 Abs. 38 UStG).
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1.1.2028 – Ausstellungspflicht (alle Unternehmen)
Vollständige Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze. EDI bleibt nutzbar, sofern ein gesetzeskonformer Meldedatensatz extrahierbar ist.
Rechtsgrundlage: §14 UStG, Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108, 27.3.2024). Verwaltungsanweisungen: BMF-Schreiben 15.10.2024 und 15.10.2025. Aufbewahrung: 8 Jahre nach §14b UStG (Verkürzung von 10 auf 8 Jahre durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz, wirksam für Fristen, die am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen waren).
Ausnahmen von der Ausstellungspflicht: Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§33 UStDV), Fahrausweise (§34 UStDV) und B2C-Umsätze. Kleinunternehmer (§19 UStG) sind vom Versand befreit, müssen aber empfangen können.
E-Rechnung in Österreich
Kein B2B-Mandat (Stand: Mai 2026)Österreich hat kein allgemeines B2B-Mandat für E-Rechnungen — PDF und Papier bleiben im Privatsektor zulässig. In einem Bereich war Österreich früh: Die Pflicht zur elektronischen Rechnung an die öffentliche Hand (B2G) gilt seit 2014 für den Bund.
Rechnungen an die öffentliche Hand (B2G)
Lieferanten und Dienstleister, die an Bundesdienststellen fakturieren, müssen strukturierte E-Rechnungen einreichen. Rechtsgrundlagen: IKT-Konsolidierungsgesetz (BGBl. I Nr. 35/2012) §5 und Bundesvergabegesetz 2018 (BVergG 2018) §368.
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1.1.2014 — Pflicht für Bundesdienststellen (IKTKonG §5, BGBl. I Nr. 35/2012)
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18.4.2020 — Ausweitung auf alle zentralen Auftraggeber (BVergG 2018 §368)
Akzeptierte Formate: ebInterface (4.3, 5.0, 6.0, 6.1) und PEPPOL BIS 3.0 (UBL). XRechnung und ZUGFeRD werden von österreichischen Bundesdienststellen nicht akzeptiert.
Übermittlungswege
USP
Unternehmensserviceportal (usp.gv.at) — Upload oder Webservice, Authentifizierung mit Unternehmens-Login
e-rechnung.gv.at
Direkter Upload und Webservice-Schnittstelle für Bundesdienststellen
PEPPOL
Übermittlung via zugelassenem PEPPOL Access Point — ohne USP-Login
Keine qualifizierte elektronische Signatur (QES) erforderlich. Die Authentifizierung erfolgt über den USP-Zugang.
ebInterface — der österreichische Standard
ebInterface ist das österreichische XML-Format für E-Rechnungen, entwickelt und gepflegt von AUSTRIAPRO (einer Tochtergesellschaft der Wirtschaftskammer Österreich, WKÖ). Der Standard existiert seit 2009, ist kostenlos nutzbar und wird laufend weiterentwickelt. Ab Version 5.0 ist ebInterface EN-16931-konform.
Aktuelle Version: 6.1 (25. August 2022) · EN-16931-konform ab Version 5.0 · Version 7.0 in Planung (Q4 2026)
Aufbewahrungspflicht: 7 Jahre (BAO §132)
Die Formate im Überblick
Von EN-16931-konformen Hybridformaten bis zu nationalen Pflichtlösungen — die E-Rechnungslandschaft in Europa ist vielfältig. Eine Übersicht, was milchrechnung unterstützt und was es in anderen Ländern gibt.
Diese Formate verarbeitet milchrechnung
🇩🇪 🇫🇷 Unterstützt
Factur-X
Hybridformat (PDF/A-3 + CII-XML), entwickelt von FNFE-MPE. Ab Version 2.1 technisch identisch mit ZUGFeRD 2.x. Akzeptiert in Frankreich und Deutschland.
🇩🇪 Unterstützt
ZUGFeRD
Führendes deutsches Hybridformat: PDF/A-3 mit eingebettetem CII-XML, gepflegt von FeRD. EN-16931-konform ab Version 2.0.1 / Profil COMFORT. Wird vom deutschen B2B-Mandat akzeptiert.
🇩🇪 Unterstützt
XRechnung
Deutsche CIUS auf EN 16931, gepflegt von KoSIT. Reines XML (UBL 2.1 oder CII), B2G-Standard für Bundesdienststellen seit 2020. Für das B2B-Mandat grundsätzlich zulässig. In milchrechnung vollständig unterstützt — Analyse, Vorschau, Konvertierung und Erstellung.
🇪🇺 Unterstützt
PEPPOL BIS 3.0
CIUS auf EN 16931 im internationalen PEPPOL-Netzwerk (OpenPeppol), UBL 2.1. Vier-Ecken-Modell: Übermittlung über akkreditierte Access Points. Eingesetzt in über 30 Ländern.
🇦🇹 Unterstützt
ebInterface
Österreichischer XML-Standard, gepflegt von AUSTRIAPRO (WKÖ). B2G-Pflicht seit 2014. Aktuelle Version 6.1 (25.8.2022), EN-16931-konform ab Version 5.0.
Weitere Formate im europäischen Kontext
Zur Orientierung — diese Formate sind derzeit nicht in milchrechnung verfügbar.
🇮🇹 Nur Überblick
FatturaPA
Italiens nationales Pflichtformat seit 2019, Übermittlung ausschließlich über die staatliche SDI-Plattform. Basiert auf einem eigenen Schema — nicht EN-16931-konform.
🇵🇱 Nur Überblick
KSeF / FA(3)
Polens zentrales E-Rechnungssystem. Pflicht für Großunternehmen seit Februar 2026, für alle anderen seit April 2026. Nationales Schema, an EN 16931 angelehnt, jedoch nicht identisch.
🇫🇷 Nur Überblick
Chorus Pro / Factur-X
Frankreichs B2G-Plattform. B2B-Pflicht für Großunternehmen ab September 2026, für KMU ab September 2027. Akzeptiertes Format u. a. Factur-X.
🇬🇷 Nur Überblick
myDATA
Griechenlands Echtzeit-CTC-Plattform. Pflicht für die meisten Unternehmen ab März 2026. Eigenes nationales Schema.
Aktuelles
Alle Beiträge →E-Rechnungspflicht in Deutschland und Österreich: Was wann gilt
Deutschland führt die E-Rechnung im B2B-Bereich stufenweise ein, Österreich verpflichtet bisher nur gegenüber dem Bund. Ein Überblick über Fristen, Ausnahmen und den EU-Ausblick.
ebInterface 7.0 in Vorbereitung: engere EN-16931-Anbindung für Österreichs E-Rechnungsstandard
AUSTRIAPRO plant die Veröffentlichung von ebInterface 7.0 für Q4 2026 — mit einem formalen Syntax-Binding zur europäischen Norm EN 16931. Was dahintersteckt und was das für B2G-Sender in Österreich bedeutet.
In der Praxis: milchrechnung
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Diese Informationen dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Trotz sorgfältiger Recherche und Prüfung anhand amtlicher Quellen kann keine Gewähr für Vollständigkeit und Aktualität übernommen werden. Stand: Mai 2026.