FAQ: Häufige Fragen zur E-Rechnung

Eine E-Rechnung im EU-Sinn ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine automatische elektronische Verarbeitung ermöglicht (Richtlinie 2014/55/EU). Entscheidend ist die maschinelle Verarbeitbarkeit – nicht das elektronische Versenden. Eine PDF-Datei per E-Mail ist daher keine E-Rechnung. In Deutschland gilt seit dem Wachstumschancengesetz (§14 UStG): Eine Rechnung gilt nur dann als E-Rechnung, wenn sie strukturiert und EN-16931-konform ausgestellt wird. Alles andere heißt "sonstige Rechnung".

Ein per E-Mail versandtes PDF ist kein strukturiertes Dokument im EU-Sinn: Die Rechnungsdaten liegen als Layout vor und sind nicht in definierten maschinenlesbaren Feldern abgelegt. OCR kann Daten nur heuristisch und fehleranfällig rekonstruieren. Eine E-Rechnung ist ein XML-Dokument, bei dem jeder Datenpunkt einem definierten Business Term (BT-*) zugeordnet ist. Hybridformate wie ZUGFeRD und Factur-X sind gültige E-Rechnungen, weil das eingebettete XML das rechtlich maßgebliche Dokument ist – nicht das sichtbare PDF.

EN 16931 ist die europäische Norm für das Kerndatenmodell einer elektronischen Rechnung (CEN/TC 434). EN 16931-1 definiert das syntaxneutrale semantische Datenmodell mit Business Terms (BT-*) und Business Groups (BG-*). Die Syntax-Bindings (CEN/TS 16931-3-x) regeln die Umsetzung in UBL 2.1 (Peppol-Syntax) und UN/CEFACT CII (ZUGFeRD/Factur-X-Syntax). Nationale Spezifikationen wie XRechnung und Peppol BIS Billing 3.0 sind CIUS-Einschränkungen auf EN 16931 – sie schränken das Modell ein, ohne es zu erweitern.

Eine CIUS (Core Invoice Usage Specification) schränkt EN 16931 nur ein: Optionale Felder werden verpflichtend, Code-Listen werden eingeschränkt, eigene Schematron-Regeln werden hinzugefügt. Eine CIUS-konforme Rechnung ist immer auch EN-16931-konform – ein Empfänger, der den Core verarbeiten kann, kann jede CIUS verarbeiten. Eine Extension erweitert das Modell um Felder, die im Core nicht vorhanden sind; eine Extension-Rechnung ist daher nicht zwingend mit reinen EN-16931-Empfängern kompatibel. Beispiele CIUS: XRechnung, Peppol BIS 3.0. Beispiel Extension: ZUGFeRD EXTENDED.

ViDA (VAT in the Digital Age) ist ein EU-Richtlinienpaket – bestehend aus Richtlinie (EU) 2025/516, Verordnung (EU) 2025/517 und Durchführungsverordnung (EU) 2025/518 – in Kraft seit 14. April 2025. Es verpflichtet Mitgliedstaaten, strukturierte E-Rechnungen und Near-Real-Time-Meldungen (Digital Reporting Requirements, DRR) für innergemeinschaftliche B2B-Transaktionen einzuführen – verpflichtend ab 1. Juli 2030. Seit April 2025 dürfen Mitgliedstaaten außerdem nationale B2B-Mandate ohne separate EU-Genehmigung einführen.

E-Invoicing bezeichnet die Erstellung, Übermittlung und den Empfang strukturierter E-Rechnungen zwischen Handelspartnern. E-Reporting bezeichnet die Übermittlung von Transaktions- oder Umsatzsteuerdaten an die Finanzverwaltung, nicht an den Handelspartner (z. B. Frankreich für B2C und grenzüberschreitende B2B, Spanien SII). E-Archiving bezeichnet die revisionssichere Langzeitaufbewahrung mit Anforderungen an Unveränderbarkeit, Lesbarkeit und Integrität. Diese drei Pflichten sind rechtlich getrennt und können unabhängig voneinander greifen.

Das Wachstumschancengesetz (verkündet 27.3.2024, BGBl. I 2024 Nr. 108) hat §14 UStG neu gefasst und ein stufenweises B2B-Mandat eingeführt. Ab 1.1.2025 gilt die Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen. Ab 1.1.2027 müssen Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 € E-Rechnungen ausstellen. Ab 1.1.2028 gilt die Ausstellungspflicht für alle inländischen B2B-Umsätze (§27 Abs. 38 UStG).

Seit 1.1.2025 müssen alle inländischen Unternehmen EN-16931-konforme E-Rechnungen entgegennehmen können – ohne dass dafür die Zustimmung des Empfängers erforderlich ist. Es ist nicht notwendig, selbst E-Rechnungen auszustellen; die Pflicht betrifft ausschließlich den Empfang. Geeignete Formate sind XRechnung, ZUGFeRD (ab COMFORT-Profil), Factur-X und Peppol BIS 3.0.

Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von mehr als 800.000 € müssen ab 1.1.2027 E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze ausstellen. Für alle übrigen Unternehmen gilt die Ausstellungspflicht ab 1.1.2028. Bis Ende 2026 dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch Papier- und PDF-Rechnungen ("sonstige Rechnungen") ausgestellt werden (§27 Abs. 38 UStG).

Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht befreit, müssen aber seit 1.1.2025 E-Rechnungen empfangen können. Außerdem sind Leistungen von oder an Kleinunternehmer von der Ausstellungspflicht ausgenommen (§19 UStG). Die Empfangspflicht besteht unabhängig vom Umsatz.

Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§33 UStDV) sowie Fahrausweise (§34 UStDV) sind von der E-Rechnungspflicht ausgenommen. Für diese Rechnungen bleibt die Ausstellung als sonstige Rechnung (Papier, PDF) weiterhin zulässig.

Zulässig sind alle EN-16931-konformen Formate: XRechnung (UBL 2.1 oder CII), ZUGFeRD ab Version 2.0.1 mit mindestens BASIC-Profil (empfohlen: EN 16931/COMFORT), Factur-X (technisch identisch mit ZUGFeRD) und Peppol BIS Billing 3.0. ZUGFeRD 1.0 ist nicht EN-16931-konform und damit nicht zulässig. Die Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Anforderungen an eine vollständige Rechnung nach UStG nicht.

EDI bleibt nach 2028 weiterhin nutzbar, sofern aus der EDI-Rechnung ein gesetzeskonformer Meldedatensatz extrahierbar ist. Das EDI-Format selbst muss nicht direkt EN 16931 entsprechen, solange die inhaltlichen EN-16931-Anforderungen erfüllt werden.

Nein. Österreich hat nach Stand Mai 2026 kein nationales B2B-Mandat für E-Rechnungen. PDF und Papier sind im B2B-Bereich weiterhin zulässig. Eine B2B-Pflicht für innergemeinschaftliche Transaktionen kommt voraussichtlich über ViDA (ab 1.7.2030). Ein eigenständiges nationales AT-B2B-Mandat ist bislang nicht verabschiedet.

Die österreichische Bundesverwaltung akzeptiert ausschließlich ebInterface (Versionen 4.3, 5.0, 6.0, 6.1) und Peppol BIS 3.0. XRechnung und ZUGFeRD werden von österreichischen Bundesdienststellen nicht akzeptiert. Rechtsgrundlagen: IKT-Konsolidierungsgesetz §5 und BVergG 2018 §368.

E-Rechnungen an den österreichischen Bund können über drei Wege eingereicht werden: über das Unternehmensserviceportal USP (usp.gv.at) mit der Anwendung "E-Rechnung an den Bund", über e-Rechnung.gv.at oder über einen Peppol-Access-Point (AS4-Transport, Peppol BIS 3.0). Die B2G-Pflicht gilt seit 1.1.2014 (Bund) und seit 18.4.2020 auch für ausländische Lieferanten.

In Österreich gilt BAO §132 mit einer Aufbewahrungspflicht von grundsätzlich 7 Jahren ab Schluss des Kalenderjahres der letzten Eintragung. Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist zulässig, sofern vollständige, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe jederzeit gewährleistet ist. GoBD gilt in Österreich nicht.

ZUGFeRD ist ein Hybridformat: Eine PDF/A-3-Datei mit eingebettetem CII-XML. Das PDF ist menschenlesbar, das XML ist die rechtlich maßgebliche strukturierte Rechnung. XRechnung ist ein reines XML-Format ohne PDF-Ebene, verfügbar in UBL 2.1 oder CII. Beide sind CIUS auf EN 16931; XRechnung hat zusätzliche deutsche Pflichtregeln (BR-DE-*): Pflicht-IBAN bei Überweisung, Pflicht-Kontaktdaten, Leitweg-ID (BT-10) bei B2G.

ZUGFeRD und Factur-X sind technisch identisch: Beide verwenden PDF/A-3 mit eingebettetem UN/CEFACT-CII-XML und teilen dieselben Profile und Versionsstände. ZUGFeRD wird von FeRD (Forum elektronische Rechnung Deutschland) gepflegt, Factur-X von FNFE-MPE (Frankreich). Beide sind vollständig interoperabel.

Es gibt fünf Kernprofile in aufsteigendem Umfang: MINIMUM, BASIC WL (without lines), BASIC, EN 16931 (COMFORT) und EXTENDED, plus das Referenzprofil XRECHNUNG. Für eine gültige E-Rechnung nach UStG ist mindestens BASIC erforderlich. Für das deutsche B2B-Mandat empfiehlt sich EN 16931 (COMFORT) oder höher. MINIMUM und BASIC WL sind nach BMF-Auffassung keine vollständigen Rechnungen.

Das MINIMUM-Profil enthält nur Kopf- und Summendaten, das BASIC-WL-Profil enthält keine Rechnungspositionen. Beide sind nach BMF-Auffassung keine umsatzsteuerlich vollständigen Rechnungen und dürfen nicht als gesetzliche E-Rechnung im B2B-Pflichtkontext eingesetzt werden. Sie können als interne Buchungshilfe oder Workflow-Trigger genutzt werden, ersetzen aber keine vollständige Rechnung.

ZUGFeRD 1.0 (2014) und ZUGFeRD 2.x verwenden vollständig unterschiedliche XML-Schemata mit verschiedenen Namespaces und Strukturen; die Formate sind nicht kompatibel. ZUGFeRD 1.0 ist nicht EN-16931-konform und erfüllt damit nicht die Anforderungen des deutschen B2B-Mandats. Zulässig ist ausschließlich ZUGFeRD ab Version 2.0.1.

Beide sind CIUS-Spezifikationen auf EN 16931. XRechnung (DE) hat strengere nationale Regeln (BR-DE-*): Pflicht-IBAN bei Überweisung, Pflicht-Kontaktdaten, Leitweg-ID (BT-10) bei B2G-Rechnungen. Peppol BIS 3.0 ist die internationale CIUS für das Peppol-Netzwerk mit eigenen Pflichtfeldern (z. B. Buyer-Reference oder Order-Reference, Scheme-Identifier der elektronischen Adresse). Eine XRechnung muss bei Versand über Peppol zusätzlich die Peppol-Regeln erfüllen; bei B2G gegen beide Regelsätze validieren.

Peppol (Pan-European Public Procurement OnLine) ist ein internationales Netzwerk für den standardisierten Dokumentenaustausch, betrieben von OpenPeppol AISBL. Das Vier-Ecken-Modell verbindet Sender und Empfänger über zertifizierte Access Points (AS4-Protokoll); Discovery erfolgt über SML/SMP. Peppol BIS Billing 3.0 ist die meistgenutzte E-Rechnungsspezifikation im Netzwerk. Österreich und Belgien nutzen Peppol BIS als B2G-Standard.

Die umsatzsteuerliche Aufbewahrungsfrist für Rechnungen in Deutschland beträgt 8 Jahre (§14b UStG). Sie wurde durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV, 23.10.2024) von 10 auf 8 Jahre verkürzt – maßgeblich für Rechnungen, deren Aufbewahrungsfrist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. Für sonstige Buchungsbelege gilt parallel §147 AO ebenfalls 8 Jahre.

Nein. Eine elektronische Signatur ist in der EU keine Pflichtanforderung für E-Rechnungen. Art. 233 der Richtlinie 2006/112/EG nennt drei gleichwertige Methoden zur Sicherung von Echtheit der Herkunft und Unversehrtheit des Inhalts: innerbetriebliche Kontrollverfahren mit verlässlichem Prüfpfad, qualifizierte oder fortgeschrittene elektronische Signatur (AdES/QES) sowie EDI. Die Signatur ist also eine Option, kein Muss.

GoBD sind die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (Bundesministerium der Finanzen). Sie gelten ausschließlich in Deutschland. Kernpflichten: Unveränderbarkeit (nachträgliche Änderungen müssen erkennbar sein), Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, maschinelle Auswertbarkeit und Datenzugriff für die Finanzverwaltung. In Österreich gelten stattdessen BAO §132 und RKSV.

Eine E-Rechnung muss im strukturierten Originalformat revisionssicher aufbewahrt werden: XML oder PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Ein Ausdruck oder ein reines PDF genügt nicht – die maschinenlesbare Struktur muss über die gesamte Aufbewahrungsfrist integritätswahrend erhalten bleiben. Bei ZUGFeRD/Factur-X ist das eingebettete XML das rechtlich maßgebliche Archivobjekt, nicht das PDF.

"Gutschrift" ist im Deutschen doppeldeutig. Im umsatzsteuerlichen Sinn (Self-Billing) bezeichnet sie eine Rechnung, die der Leistungsempfänger im Namen des Lieferanten ausstellt (Dokumenttyp 389). Eine kaufmännische Gutschrift oder Stornorechnung korrigiert oder storniert eine bereits ausgestellte Rechnung (Dokumenttyp 381, Credit Note). Die Verwechslung führt zum falschen InvoiceTypeCode (BT-3) in der E-Rechnung.

Reverse Charge (Umkehr der Steuerschuld) bedeutet, dass der Leistungsempfänger die Umsatzsteuer schuldet. In der E-Rechnung wird USt-Kategorie AE verwendet: Steuersatz und Steuerbetrag sind 0, ein Pflichthinweis ("Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers", BT-120) und USt-Identifikationsnummern beider Parteien sind erforderlich. Schematron-Regeln BR-AE-* validieren diese Anforderungen.

Häufige Fehler: Rundungsdifferenzen in der Totals-Kette (BR-CO-13/14/15/17), wenn Zeilenbeträge und Gesamtsummen unterschiedlich gerundet werden; fehlende Steueridentifikation des Verkäufers; fehlender Steuerbefreiungshinweis bei den Kategorien E, AE, K, G (BR-E-*, BR-AE-*); ungültige Code-Listenwerte (z. B. nicht normierte Maßeinheiten); fehlende Buyer- oder Order-Reference bei Peppol; fehlende oder falsche Leitweg-ID bei deutschen B2G-Rechnungen.