E-Rechnung Glossar

Fachbegriffe rund um elektronische Rechnungen, EN 16931, Formate und Mandate – kurz erklärt.

A

Aufbewahrungsfrist
Zeitraum, über den Rechnungen revisionssicher aufzubewahren sind. In Deutschland: 8 Jahre für Rechnungen (§14b UStG; parallel §147 AO für sonstige Buchungsbelege), verkürzt durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV) von 10 auf 8 Jahre – gilt für Rechnungen, deren Frist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war. In Österreich gilt BAO §132 mit grundsätzlich 7 Jahren ab Schluss des Kalenderjahres der letzten Eintragung.
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B

BAO §132 (Österreich)
Bundesabgabenordnung §132 regelt die Aufbewahrungspflicht in Österreich: grundsätzlich 7 Jahre ab Schluss des Kalenderjahres der letzten Eintragung. Die Aufbewahrung auf Datenträgern ist zulässig, sofern vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe jederzeit gewährleistet ist. GoBD gilt in Österreich nicht.
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BG (Business Group)
Gruppe zusammengehöriger Business Terms im EN-16931-Datenmodell, z. B. BG-4 Seller (Verkäufer), BG-7 Buyer (Käufer), BG-23 VAT breakdown (Steueraufschlüsselung), BG-25 Invoice line (Rechnungszeile). Das Modell kennt verbindliche, bedingte und optionale Elemente mit definierten Kardinalitäten.
BR-Regel / Schematron
EN 16931 wird durch Schematron-Geschäftsregeln validiert. BR-*-Regeln prüfen Struktur und Pflichtfelder, BR-CO-*-Regeln prüfen Berechnungen und Konsistenz (z. B. BR-CO-13: Nettosumme = Summe Positionsbeträge minus Nachlässe plus Zuschläge), BR-CL-*-Regeln prüfen Code-Listen (Währung, Land, Maßeinheit). Nationale CIUS fügen eigene Regeln hinzu, z. B. BR-DE-* für XRechnung.
BT (Business Term)
Einzelnes Informationselement im EN-16931-Datenmodell, z. B. BT-1 Rechnungsnummer, BT-2 Rechnungsdatum, BT-5 Rechnungswährung, BT-31 USt-IdNr. des Verkäufers, BT-106 Summe der Nettopositionen. Business Terms werden in Business Groups (BG-*) zusammengefasst und als eindeutige Felder in UBL oder CII-XML serialisiert.

C

CIUS (Core Invoice Usage Specification)
Eine CIUS schränkt EN 16931 ein, ohne das Modell zu erweitern: Optionale Felder werden verpflichtend, Code-Listen werden eingeschränkt, eigene Geschäftsregeln (BR-*) werden hinzugefügt. Eine CIUS-konforme Rechnung ist immer auch EN-16931-konform. Beispiele: XRechnung (Deutschland), Peppol BIS Billing 3.0, ebInterface.
Clearance
Ein CTC-Modell, bei dem eine Rechnung vor der Zustellung an den Käufer durch eine staatliche Plattform validiert, registriert und freigegeben werden muss – erst danach ist sie rechtsgültig. Beispiele: Italien (SDI), Polen (KSeF). Deutschland und Österreich verwenden aktuell kein Clearance-Modell.
CTC (Continuous Transaction Controls)
Modelle, bei denen die Finanzverwaltung Transaktionsdaten zeitnah erhält – im Gegensatz zum klassischen Post-Audit. Vier Grundtypen: Clearance (Vorabfreigabe durch Behörde), Near-Real-Time-Reporting (Parallelmeldung), Post-Audit (nachträgliche Prüfung) und DCTCE (dezentral, Peppol-basiert). Die EU-ViDA-Architektur setzt auf das DCTCE-Modell.

D

DCTCE (Decentralised CTC and Exchange)
Dezentrales CTC-Modell, bei dem die normale Vier-Ecken-Zustellung erhalten bleibt und parallel eine Meldekopie an die Finanzverwaltung geht ("fünfte Ecke"). Kein zentrales Pflicht-Clearing. Dieses Modell bildet die Grundlage der EU-ViDA-Architektur (DRR ab 2030), des französischen Y-Modells (PA/PPF) und des belgischen E-Reporting-Plans (ab 2028).

E

E-Reporting
Übermittlung von Transaktions- oder Umsatzsteuerdaten an die Finanzverwaltung – nicht an den Handelspartner. Kann near-real-time sein. Wichtig: Auch wer keine E-Rechnung schuldet, kann E-Reporting schulden (z. B. Frankreich für B2C und grenzüberschreitende B2B). E-Reporting ist rechtlich eine andere Pflicht als E-Invoicing.
ebInterface
Österreichisches XML-Format für E-Rechnungen, entwickelt und gepflegt von AUSTRIAPRO (Tochter der WKÖ, ebinterface.at). Unterstützte Versionen beim österreichischen Bund: 4.3, 5.0, 6.0, 6.1. Ab Version 5.0 in EN 16931 transformierbar. Neben Peppol BIS der einzige akzeptierte Standard für die österreichische Bundesverwaltung.
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Empfangspflicht / Ausstellungspflicht
Begriffe aus dem deutschen B2B-Mandat (§14 UStG): Die Empfangspflicht (ab 1.1.2025) verpflichtet alle inländischen Unternehmen, EN-16931-konforme E-Rechnungen entgegennehmen zu können – ohne Zustimmungsvorbehalt. Die Ausstellungspflicht tritt gestaffelt in Kraft: ab 1.1.2027 für Unternehmen mit Vorjahresumsatz über 800.000 €, ab 1.1.2028 für alle (§27 Abs. 38 UStG).
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EN 16931
Europäischer Standard für das Kerndatenmodell einer elektronischen Rechnung (CEN/TC 434). EN 16931-1 definiert das syntaxneutrale semantische Datenmodell mit Business Terms (BT-*) und Business Groups (BG-*). Syntax-Bindings (CEN/TS 16931-3-x) regeln die Umsetzung in UBL 2.1 und UN/CEFACT CII. Die überarbeitete Fassung EN 16931-1:2026 erweitert das Modell für B2B- und DRR-Anforderungen.
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Extension (EN 16931)
Eine Extension erweitert das EN-16931-Modell um zusätzliche Felder oder Code-Listen – im Gegensatz zur CIUS, die nur einschränkt. Eine Extension-konforme Rechnung ist nicht zwingend mit reinen EN-16931-Empfängern kompatibel; der Empfänger muss die Extension explizit unterstützen. Beispiel: ZUGFeRD-Profil EXTENDED.

F

Factur-X
Hybridformat (PDF/A-3 mit eingebettetem UN/CEFACT-CII-XML), technisch identisch mit ZUGFeRD. Factur-X wird von FNFE-MPE (Frankreich) gepflegt, ZUGFeRD von FeRD (Deutschland). Beide Formate sind vollständig interoperabel und teilen dieselben Profile (MINIMUM, BASIC WL, BASIC, EN 16931, EXTENDED). Für eine gültige E-Rechnung ist mindestens das BASIC-Profil erforderlich.
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G

GoBD (Deutschland)
Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (Bundesministerium der Finanzen). Kernpflichten: Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Vollständigkeit, maschinelle Auswertbarkeit, Datenzugriff für die Finanzverwaltung. E-Rechnungen müssen im strukturierten Originalformat (XML) aufbewahrt werden – ein Ausdruck oder reines PDF genügt nicht. GoBD gilt ausschließlich in Deutschland.
Gutschrift (Begriffsunterschied)
Der Begriff "Gutschrift" ist im Deutschen doppeldeutig: Umsatzsteuerlich bezeichnet er eine Rechnung, die der Leistungsempfänger im Namen des Lieferanten ausstellt (Self-Billing, Dokumenttyp 389). Kaufmännisch meint "Gutschrift" meist eine Korrektur- oder Stornorechnung (Credit Note, Dokumenttyp 381). Die Verwechslung führt zum falschen InvoiceTypeCode (BT-3) in der E-Rechnung.

H

Hybridformat
Ein Hybridformat kombiniert ein menschenlesbares PDF/A-3 (ISO 19005-3) mit einer eingebetteten XML-Datei, die die strukturierten Rechnungsdaten enthält. Vertreter: ZUGFeRD (Deutschland) und das technisch identische Factur-X (Frankreich). Das eingebettete XML ist das rechtlich maßgebliche Dokument; bei Abweichungen zwischen PDF und XML gilt das XML.
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K

KoSIT
Koordinierungsstelle für IT-Standards, betrieben im Auftrag des IT-Planungsrats. KoSIT ist der offizielle Herausgeber der XRechnung-Spezifikation sowie des KoSIT-Validators zur Validierung von XRechnung-Dateien. Spezifikationen und Releases sind über xeinkauf.de zugänglich.

L

Leitweg-ID
Buyer Reference (BT-10) für die Adressierung von E-Rechnungen an die deutsche öffentliche Verwaltung. Aufbau: Grobadressierung (2-stelliger Bundeslandcode) – Feinadressierung – Prüfziffer. Nur für B2G-Rechnungen in Deutschland verpflichtend. Im Peppol-Netzwerk wird die Leitweg-ID mit dem Präfix 0204 als Participant Identifier verwendet.
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M

MINIMUM-Profil (ZUGFeRD)
Das ZUGFeRD-MINIMUM-Profil enthält nur Kopf- und Summendaten (für Buchungsstempel/Workflows), das BASIC-WL-Profil enthält keine Rechnungspositionen. Beide sind nach BMF-Auffassung keine umsatzsteuerlich vollständigen Rechnungen und dürfen nicht als gesetzliche E-Rechnung im B2B-Pflichtkontext verwendet werden. Für eine gültige E-Rechnung ist mindestens das BASIC-Profil erforderlich.

O

OpenPeppol
Non-Profit-Organisation (OpenPeppol AISBL) nach belgischem Recht mit Sitz in Brüssel, die das Peppol-Netzwerk betreibt und die Spezifikationen einschließlich Peppol BIS Billing 3.0 pflegt. Aktuell 23 Länder mit eigenen Peppol Authorities; über 1,4 Millionen Netzwerkteilnehmer in mehr als 65 Ländern.

P

PDF/A-3
Archivformat nach ISO 19005-3, das im Unterschied zu früheren PDF/A-Varianten das Einbetten beliebiger Dateianhänge erlaubt. Es ist die technische Grundlage für ZUGFeRD und Factur-X: Das eingebettete XML enthält die strukturierten Rechnungsdaten, das PDF/A-3 die menschenlesbare Visualisierung. Für reine XML-Formate (XRechnung, UBL) ist das XML selbst das Archivobjekt.
Peppol BIS Billing 3.0
Internationale E-Rechnungsspezifikation im Peppol-Netzwerk: eine CIUS der EN 16931 auf Basis von UBL 2.1, gepflegt von OpenPeppol. Transportiert über das Vier-Ecken-Modell mit AS4-Protokoll. B2G-Standard in Österreich, Belgien, Niederlanden und weiteren Ländern; auch für deutsche B2B-E-Rechnungen zulässig.

Q

QES (Qualifizierte elektronische Signatur)
Höchste Stufe der elektronischen Signatur nach eIDAS-Verordnung (EU) 910/2014: auf einem qualifizierten Zertifikat eines Trust Service Providers beruhend, rechtlich der handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt (Art. 25 Abs. 2 eIDAS). Für E-Rechnungen in der EU nicht verpflichtend – eine Signatur ist nur eine von drei gleichwertigen Methoden zur Sicherung von Echtheit und Unversehrtheit (Art. 233 MwStSystRL).

R

Reverse Charge (Umkehr der Steuerschuld)
Bei Reverse Charge geht die Umsatzsteuerschuld auf den Leistungsempfänger über. In der E-Rechnung: USt-Kategorie AE, Steuersatz 0, Pflichthinweis "Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers" (BT-120), USt-Identifikationsnummern beider Parteien erforderlich. Validierung durch Schematron-Regeln BR-AE-*.

S

Sonstige Rechnung
Begriff aus §14 UStG (seit Wachstumschancengesetz 2024): Alles, was keine EN-16931-konforme strukturierte E-Rechnung ist – also Papier, reines PDF, gescannte Rechnung, JPG. Eine sonstige Rechnung erfüllt die Anforderungen des deutschen B2B-Mandats nicht. Bis Ende 2026 ist die sonstige Rechnung mit Zustimmung des Empfängers noch zulässig.
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U

USt-Kategorie-Codes (UNCL5305)
Code-Werte für die Umsatzsteuer-Kategorie in E-Rechnungen (BT-151): S = Standardsatz, Z = Nullsatz, E = steuerbefreit, AE = Reverse Charge, K = innergemeinschaftliche Lieferung, G = Export (Drittland), O = nicht im Anwendungsbereich der Steuer. Für die Kategorien E, AE, K, G, O ist ein Befreiungsgrund (BT-120 Text oder VATEX-Code BT-121) vorgeschrieben.

V

ViDA (VAT in the Digital Age)
EU-Richtlinienpaket, bestehend aus Richtlinie (EU) 2025/516, Verordnung (EU) 2025/517 und Durchführungsverordnung (EU) 2025/518, in Kraft seit 14. April 2025. Drei Säulen: Digital Reporting Requirements (DRR) und E-Invoicing für innergemeinschaftliche B2B (verpflichtend ab 1.7.2030), Plattformwirtschaft (deemed supplier), Single VAT Registration (OSS-Ausbau).
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Vier-Ecken-Modell (Peppol)
Übertragungsmodell im Peppol-Netzwerk: Sender (C1) sendet an Sender-Access-Point (C2), dieser überträgt per AS4-Protokoll an Empfänger-Access-Point (C3), der zustellt an Empfänger (C4). Alle Access Points sind von OpenPeppol zertifiziert. Discovery des richtigen Empfänger-Access-Points erfolgt über SML (Service Metadata Locator) und SMP (Service Metadata Publisher).

W

Wachstumschancengesetz
Deutsches Gesetz, verkündet am 27. März 2024 (BGBl. I 2024 Nr. 108), das §14 UStG neu gefasst hat. Es definiert die elektronische Rechnung als strukturiertes, EN-16931-konformes Dokument und führt das stufenweise B2B-E-Rechnungsmandat ein: Empfangspflicht ab 1.1.2025, Ausstellungspflicht ab 1.1.2027 (Umsatz über 800.000 €) und ab 1.1.2028 (alle Unternehmen).
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X

XRechnung
Nationale CIUS auf EN 16931 für Deutschland, gepflegt von KoSIT (Koordinierungsstelle für IT-Standards) im Auftrag des IT-Planungsrats. Reines XML ohne PDF-Ebene; verfügbar in UBL 2.1 oder UN/CEFACT CII. B2G-Standard für Rechnungen an deutsche Bundesbehörden, seit 27.11.2020 verpflichtend. Aktuelle Version: XRechnung 3.x. Österreichische Bundesdienststellen akzeptieren XRechnung nicht.
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Quellen & amtliche Nachweise →

Diese Informationen dienen der allgemeinen Orientierung und ersetzen keine rechtliche oder steuerliche Beratung. Trotz sorgfältiger Recherche und Prüfung anhand amtlicher Quellen kann keine Gewähr für Vollständigkeit und Aktualität übernommen werden. Stand: Mai 2026.